Functies

PodoFile 3 biedt de volgende functies voor het beheer van patiëntgegevens (of cliëntgegevens).

Basisgegevens

Naam, adres, plaats (met snelkeuzelijst), telefoon (2x), geboortedatum, beroep, huisarts (met snelkeuzelijst), polisnummer verzekering, BSN, email,  gewicht, lengte, schoenmaat.

Anamnese

Wel/niet diabeet, hart en vaatziekten, reuma, hemofilie, allergie Gebruik van antistollingsmiddelen. Gebruik van elastische kousen, steunzolen, orthese, orthopedisch schoeisel. Bijzonderheden. "Let op" venster (in rood om zaken te vermelden die zo belangrijk zijn dat ze meteen worden opgemerkt).

Behandelverslag

Een tekstbewerkingsvenster waarin per patiënt alle behandelingen kunnen worden vastgelegd. Speciale functies om het werken te versnellen zijn: datumlijn-knop (geeft een scheidingslijn + datum/dag van vandaag in kleur) Snelkeuzelijst voor standaardbehandelingen Verder zijn alle normale tekstbewerkingsfuncties aanwezig (wissen, copiëren, plakken, ongedaan maken, printen) Het venster kan desgewenst vergroot worden weergegeven.

Agenda

Een afsprakenagenda in Outlook-stijl, maar dan toegespitst op de pedicure/podologie praktijk. Met diverse handige opties om het werken met de agenda en het plannen te vergemakkelijken.
Met een automatische urenregistratie.

Tabbladen

Voetenkaart

Hierop kunnen op handige en visuele wijze de diverse voetproblemen worden aangegeven. Er zijn symbolen voor likdoorn, schimmelnagel, ingegroeide nagel, eelt, wrat, kloven. Verder kan met een tekstaanwijzing iedere willekeurige aandoening worden toegevoegd. Hiervoor is een snelkeuzelijst beschikbaar, die al uw ingetoetste teksten onthoudt.

Extra Anamnese informatie

Algemeen, woonsituatie, ziekten en aandoeningen, voetinspectie, gewrichtsbeweeglijkheid, standsafwijkingen, schoen- en sok-inspectie. Het formuler kan worden uitgeprint.

Diabetische screening

U kunt een volledige diabetische screening uitvoeren en vastleggen door middel van een interactief formulier. Dit formulier bevat een voetenkaart waarop de testpunten staan aangegeven en waarop de testresultaten kunnen worden ingetekend. Per patiënt worden de formulieren opgeslagen. Desgewenst kunnen de formulieren later worden ingezien, of bewerkt. Het formuler kan tevens worden uitgeprint.

Podologisch onderzoek

Dit is een uitgebreid formulier dat alle vragen bevat voor een uitgebreid podologisch onderzoek. Ook kan er een therapieplan mee worden vastgelegd.

Reuma screening

U kunt een volledige reuma screening uitvoeren en vastleggen door middel van een interactief formulier. Dit formulier bevat een voetenkaart waarop de testpunten staan aangegeven en waarop de testresultaten kunnen worden ingetekend. Per patiënt worden de formulieren opgeslagen. Desgewenst kunne de formulieren later worden ingezien, of bewerkt. Het formuler kan tevens worden uitgeprint.

Gezichtskaart

Speciaal bedoeld voor pedicures die ook schoonheidsspecialist zijn. Op de kaart kunnen op handige en visuele wijze de diverse problemen worden aangegeven. Er zijn symbolen voor acne, overbeharing, milia, comedonen, teleangiectasieen. Verder kan met een tekstaanwijzing iedere willekeurige aandoening worden toegevoegd. Hiervoor is een snelkeuzelijst beschikbaar, die al uw ingetoetste teksten onthoudt. Als u geen behoefte hebt aan een gezichtskaart kunt u deze met 1 klik onzichtbaar maken.

Rekening

Deze functie maakt het mogelijk om op effciente wijze en factuur of kwitantie te maken, die kan worden uitgeprint. Adres en andere gegevens van de patient worden automatisch vermeld. Voor de behandelingen kunnen snelkeuzelijsten worden gebruikt (inclusief prijzen). Er kan met 2 BTW tarieven worden gewerkt. Rekeningen worden opgeslagen om ze later eventueel te kunnen inzien of uit te printen. Ook worden de gegevens gebruikt voor kwartaal- of jaargegevens (zie verderop). Van een factuur kan de betalingsstatus naderhand worden veranderd (betaal of niet betaal). Van een kwitantie kan worden aangegeven of deze met PIN is betaald. Rekeningen kunnen eventueel worden verwijderd. De rekeningen kunnen worden uitgeprint op uw voorbedrukte briefpapier of via WORD op basis van uw briefpapier-sjabloon. Met andere woorden met uw eigen logo en bedrijfsgegevens.

Notities

Deze functie maakt het mogelijk om algemene notities te maken, zoals bijvoorbeeld reminders of een wachtlijst etc. Alle bekende tekstverwerkingsopties zijn beschikbaar. Notities kunnen bovendien separaat als tekst-file worden opgeslagen en indien nodig met een tekstverwerkingsprogramma worden ingelezen.

Rapportage

Wanneer een kort rapport gestuurd moet worden naar de verwijzer, kan de rapportage fucntie worden gebruikt. patiëntgegevens, huisarts-gegevens, en aanhef worden automatisch gegenereerd. De rapportage-brieven kunnen worden uitgeprint op uw voorbedrukte briefpapier of via WORD op basis van uw briefpapier-sjabloon. Met andere woorden met uw eigen logo en bedrijfsgegevens.

Foto's

Per patient kunnen digitale foto's worden ingevoerd en weergegeven. Met eenvoduige bewerkingen zoals roteren en inzoomen.

Scans

Met behulp van PodoFile kunnen A4 en A3 scans worden gemaakt. De scans kunnen worden bewerkt met tekst en lijnteken functies. De voetafdrukken kan men op ware grootte uitprinten. Hiervoor is een calibratie-functie aanwezig. Per patient kunnen digitale foto's worden ingevoerd en weergegeven. Met eenvoduige bewerkingen zoals roteren en inzoomen.

Handenkaart

Voor manicure-activiteiten. De functionaliteit komt overeen met de voetenkaart en de gezichtskaart

Lichaamskaart

Voor massage-activiteiten. De functionaliteit komt overeen met de voetenkaart en de gezichtskaart

Menu-functies

Selectie

Een patiënt kan simpel worden geselecteerd door de naam in een alfabetische lijst aan te klikken. Het is echter ook mogelijk om simpelweg de eerste letters van de achternaam in te toetsen. Er zijn knoppen voor "vorige patiënt", "nieuwe patiënt", "verwijderen patiënt".

Patiëntbeheer

Deze functie is handig waneer in de loop der tijd gegevens van grote aantallen patiënten zijn opgeslagen. Dan komt er een moment dat men de gegevens zal willen opschonen en die gegevens wil verwijderen. Deze functie biedt handige mogelijkheden om dat snel een efficient te doen. Patiënten kunnen voorlopig worden verwijderd (archieffunctie) om later definitief te worden verwidjerd of weer te worden gereactiveerd. Verder exporteren en importeren van gegevens en etiketten printen.

Statistiek

Hiermee presenteert u overzichten zoals: leeftijdsopbouw, geslacht, soorten behandelingen, frequenties van behandelingen, etc.

Geschiedenis

Geeft een overzichtslijst van de meest recent geopende patiëntgegevens (tot 60 dagen).

Rekeningenoverzicht

Overzichten per jaar, kwartaal, maand of week van alle rekeningen, facturen, kwitanties of onbetaalde rekeningen. Getotaliseerd voor BTW hoog, BTW laag, en totaalbedrag. Het overzicht kan worden uitgeprint.

Journaalposten

Overzichten per jaar, kwartaal, maand of week van alle journaalposten ter ondersteuning van boekhoud-activiteiten. Getotaliseerd voor BTW hoog, BTW laag, en totaalbedrag. Export- en printfunctie. Het kassaldo kan opgevraagd worden voor een willekeurige datum.

Producten

Houdt een overzicht bij van verkoop- en verbruiksproducten inclusief in- en verkoopprijzen en totalen. De voorraad verkoopartikelen wordt automatisch bijgewerkt door verkooptransacties.

Kassa

PodoFile ondersteunt het gebruik van een elctrische kassalade.

Praktijkkas

Voor het administreren van alle voorkomende kastransacties.

Andere functies

Zoeken

Snel zoeken in de patiëntgegevens op telefoonnummer, geboortedatum, rekeningnummer, verjaardag.

Help

Uitgebreide helpfuncties.

Maken en terugzetten van een reserve-copie (backup)

Om verlies van gegevens ten gevolge van een computercrash (of andere oorzaak) tegen te gaan is er een backupfunctie ingebouwd.

Instellen van snelkeuzelijsten

Hiermee kunnen alle snelkeuzelijsten worden ingesteld: artsen, plaatsen, behandelingen (met prijzen).

Instellen van kleuren

De kleuren en stijlen van de diverse programmaonderdelen kunnen naar eigen smaak worden aangepast.

Opties

Instellen van de factuur en kwitantienummeringsmethode, BTW-percentages, en de omschrijving van de betalingsmethode ten behoeve van facturen. Tevens kunt u hier uw briefpapier-sjabloon selecteren ten behoeve van de koppeling met WORD en de instellingen t.b.v. afspraakherinneringen.

Uw logo en briefpapier, koppeling met WORD

PodoFile heeft een ingebouwde koppeling met WORD. Als u bij de instellingen voor de rekening uw eigen briefpapier-sjabloon (.dot bestand) selecteert, kunt u rekeningen en rapportage-brieven automatisch overbrengen naar WORD en dan uitprinten met uw eigen logo en gegevens.

Afspraakherinnering via SMS of email

Mensen die hun afspraak vergeten is een vervelend probleem. Er kan op elegante wijze iets aan gedaan worden. Door middel van PodoFile kunt u een dag van te voren een afspraakherinnering sturen via SMS of email. PodoFile biedt hiervoor de service. Voor SMS moet u wel een provider hebben - net zoals dat ook bij email het geval is.